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HackTalks 2020

“Você pode ter todo o preparo e organização, mas sempre haverá algo inesperado”

Carlos Henrique Vilela
Carlos Henrique Vilela 15min de leitura

Conversamos com Carlina Gugliotta, tour manager da cantora Lizzo, sobre os bastidores de uma turnê e dicas para quem quer trabalhar na área. Confira.


Conte-nos um pouco sobre você e sobre a sua carreira.

Nasci em uma pequena cidade chamada Lincoln, na Inglaterra, e a música sempre foi meu amor desde criança. Comecei a tocar piano quando tinha 5 anos e violino aos 11 anos. E tocava muito bem. Minha mãe não tinha muito dinheiro e quando ela disse ao professor de piano que não poderia mais pagar pelas minhas aulas, ele me ensinou de graça por uns 8 anos. Na escola, nunca fui muito interessada. Aos 16 anos, fui para a faculdade estudar administração e direito, mas rapidamente abandonei a parte de negócios. Nunca fui muito boa em aprender coisas, a menos que estivesse muito interessada nelas.

Nessa época, encontrei um amigo que estava na faculdade de música e conversamos muito sobre o assunto. Decidi que iria me inscrever e entrei no ano seguinte. Eu era uma das únicas três garotas da sala. A faculdade era bem conceituada no estudo de teoria musical e prática de instrumentos, mas também no negócio da música. Sempre odiei me apresentar no palco. Nunca gostei de estar nos holofotes e, portanto, decidi aos 17 anos que queria cuidar de turnês, ou seja, ser tour manager. Para ser sincera, quando olho pra trás, eu já estava fazendo isso. Desde os 14 anos eu organizava excursões com meus amigos a Londres para ver nossas bandas favoritas. Eu comprava os ingressos, cuidava dos lugares no ônibus, fazia reservas de hotel para a pernoite.

Depois da faculdade de música, me mudei para Londres para viver o sonho, que na realidade era contar cada centavo, ir a uns três ou quatro shows pequenos por semana e morar em um apartamento com meu namorado baixista. Foi uma época divertida. 

Logo voltei para minha cidade natal, Lincoln, quando uma nova casa de shows, o The Engine Shed, foi inaugurado e fui convidada para trabalhar lá como runner. A partir daí eu fiz tudo o que pude para me conectar com as pessoas da empresa. Todo mundo que passava por lá, eu pegava o email e os incomodava em conversas sobre experiência profissional. A maioria me ignorava, mas alguns aceitavam. Ocasionalmente, eu ia a Londres para ajudá-los com grandes shows, apenas fazendo a lista de convidados ou algo assim, e depois trabalhava em funções maiores. Enquanto estava no Shed, eu cuidava das bilheterias e era a representante do local nos dias de show.

Alguns anos depois, me mudei para o País de Gales, onde consegui um emprego em uma empresa de eventos chamada Orchard Entertainment (atualmente Orchard Live) e depois de quatro anos eu estava promovendo meus próprios shows e eventos, e acabei gerenciando um show de estádio com o Kings of Leon. Como tínhamos uma equipe muito pequena na Orchard, aprendi muitas coisas muito rapidamente.

Como você começou a trabalhar com gestão de turnês (tour management)? E com quais artistas trabalhou até o momento?

Eu tinha 28 anos e acabado de começar a trabalhar como freelancer. Tentei uma vaga na VIP Nation e, apesar de não ter conseguido entrar naquela vaga específica, eles me ofereceram meu primeiro trabalho em turnês. E participei da experiência VIP da Ariana Grande na Europa.

Já o meu primeiro show especificamente em tour management veio do meu mentor, aquele que me contratou no The Engine Shed. Na ocasião, eu tinha acabado de não ser selecionada para cuidar de um show, e estava me sentindo mal com isso. Estava com ele no telefone e nunca me esquecerei dele dizendo: “isso significa então que você está livre na sexta-feira?”. Respondi: “sim, sim”. Ele me pediu, então, pra ir a Paris acompanhar a banda com a qual ele estava ensaiando. Obviamente, aproveitei a chance. Era a banda da Adele e, a partir daí, acabei fazendo a turnê inteira dela como tour manager B Party, o que incluía a banda, orquestra e alguns outros profissionais, totalizando 30 pessoas.

Depois disso, fui trabalhar com o London Grammar. Foi uma experiência totalmente diferente, mas novamente ótima. Desde então, trabalho com Rex Orange County, Meghan Trainor e estou trabalhando com a Lizzo há pouco mais de um ano.

Show da cantora Lizzo no ACL 2019, em Austin, Texas

Na prática, qual é exatamente o papel de um tour manager?

Isso depende muito da turnê, da banda, da gerência e do tamanho de tudo. Um tour manager geralmente cuida da logística envolvida para levar todos de A para B, garantindo que toda a equipe tenha comida, transporte, acomodação, vistos corretos etc, além de cuidar do orçamento e manter o controle dos gastos.

Os papéis mudam de turnê em turnê. Em turnês menores, há muito mais a fazer, pois você cuidará da equipe e dos artistas, o que pode ser difícil, já que as necessidades dessas duas partes podem ser muito diferentes. Em turnês maiores, você tem um time com um profissional cuidando do orçamento, um gerente de produção cuidando da equipe, além de um chefe de segurança que cuida de tudo que é relacionado a isso, para que o gerente da turnê, o tour manager, possa se concentrar totalmente no artista ou na banda. No entanto, tudo isso pode variar.

Como o trabalho de tour manager se difere do production manager? E que outros profissionais geralmente estão envolvidos em uma turnê?

O production manager, ou gerente de produção, lida com tudo que tem a ver com a produção por si só, como palco, performance, equipe, aspectos técnicos para que o show aconteça, os caminhões usados para transportar equipamentos, etc. Em algumas turnês, esse papel acaba assumindo serviços de catering e ônibus, por exemplo, geralmente pelo tamanho da equipe ser maior do que o normal. 

Como mencionei antes, há também um profissional que cuida do orçamento, o tour accountant, e quando é uma turnê muito grande, como a da Adele, há também um“day to day manger” acompanhando o time na estrada.

Como o seu trabalho muda quando se trata de um festival, em relação a um show específico do artista?

Pessoalmente, acho bem mais fáceis as turnês do artista em si, que chamamos de headline tour. No caso de um festival, cada dia é muito diferente, cada festival tem um layout diferente, um sistema online diferente, regras diferentes para credenciais, tudo é diferente. Se você é a atração principal do festival, fica um pouco mais fácil. Caso contrário, você geralmente fica na dependência do festival, do que eles te darão ou não darão, e da qualidade da equipe que te disponibilizaram para trabalhar.

Para uma headline tour, você é que define as regras e a maioria dos dias tem um formato semelhante. Assim, os horários definidos são os mesmos, você já sabe o tempo de levar a equipe, já tem um padrão para carregar e descarregar as coisas, tem tudo que precisa para aquele formato, os caminhões que já tem estão preparados para o planejado. Ou seja, tudo é seu, e você já sabe como vai funcionar e como tudo vai se encaixar.

Turnês internacionais são muito divertidas. Você pode conhecer muitos países interessantes, embora às vezes não veja mais do que o local do show e o seu estacionamento. Tem a questão dos vistos pra lidar, que pode ser bem complicada. Tem também as barreiras linguísticas, cada país tem uma maneira diferente de fazer as coisas, alguns têm mais vontade de agradar do que outros.

O seu trabalho varia muito de artista pra artista?

Completamente! Como disse antes, o papel muda muito dependendo do tamanho da turnê e do seu orçamento. De muitas maneiras, ter um orçamento maior pode facilitar as coisas, mas isso geralmente significa que o artista ou a banda é maior e, portanto, realiza locais maiores, o que também traz outros desafios. Por exemplo, com um orçamento maior, você pode ter um agente de vistos ajudando com vistos, mas com um orçamento muito pequeno, você é que faz tudo, e um ponto assim pode consumir muito tempo e ser complexo.

Os imprevistos são bem comuns durante uma turnê. Como você lida com isso? E quais foram os maiores desafios que você já enfrentou durante uma turnê?

Essa é uma pergunta difícil, pois há tantos imprevistos. Você pode ter todo o preparo e organização, mas sempre haverá algo inesperado. O tour management é um constante trabalho de apagar incêndios. E uma das forças mais importantes é manter a calma, dar um passo atrás, avaliar, e decidir a melhor ação. É algo em que trabalhei e me aperfeiçoei. É fácil reagir imediatamente quando algo inesperado acontece, mas geralmente a reação imediata não é a melhor.

Há tantas coisas fora do seu controle como tour manager. Algumas que vem vêm à mente:

Tive um artista que deixou seu passaporte no quarto de hotel, e só foi se dar conta quando já tínhamos dirigido cerca de sete horas na mesma noite do show e tínhamos uma fronteira para atravessar no ônibus da turnê. E não parou por aí. O quarto de hotel estava reservado com um pseudônimo e, portanto, conseguir que o hotel liberasse o passaporte que era de um nome diferente foi bem difícil. No fim das contas, tivemos que esperar por muitas horas até uma moto trazer o passaporte para depois atravessarmos. 

Estávamos viajando de ônibus de Paris para Londres. Esse trajeto é daqueles onde você tem que passar por um controle rígido de fronteira. Quando chegamos na divisa, descobrimos que um dos integrantes do time havia perdido o passaporte. A pessoa jurava que estava na sua bolsa, mas aparentemente caiu acidentalmente no hotel da noite anterior.

Com a turnê da Lizzo, estávamos dirigindo da Bélgica para Londres durante a noite para pegar o voo de volta para os EUA. Nós reservamos a volta a partir de de Londres, pois era bem mais barato. No entanto, dez minutos depois de deixarmos o local na Bélgica, o ônibus do time estragou. De uma hora pra outra, tivemos que conseguir 12 quartos de hotel próximo ao aeroporto de Bruxelas e 12 voos até Londres na manhã seguinte para nos conectar aos nosso voo para os EUA. Foi um pesadelo. Quando chegamos a Londres, tivemos que trocar de terminal com todo o equipamento e depois verificar novamente tudo para o voo internacional. Na real, tivemos cerca de 90 minutos para fazer o check-in e termos todo o equipamento no voo. Não parece tão ruim contado assim, mas foi uma das 24 horas mais estressantes da minha vida.

Quais são as principais habilidades e características de um tour manager? E como aprendê-las?

O número um é ser uma pessoa extremamente organizada. A partir daí, é saber trabalhar dentro de um orçamento, ficar calma sob pressão, ser capaz de lidar com problemas de forma rápida e calma, ter a habilidade de se adaptar a diferentes pessoas e, uma coisa que é pouco mencionada é que, como tour manager, você está de plantão todos os dias. Além disso, o Excel deve ser seu melhor amigo.

A melhor forma de aprender é se voluntariar para aprender na prática, fazer conexões sempre que possível, fazer perguntas, trabalhar duro e nunca pensar que você está acima de algo. É um setor muito competitivo, então você precisa trabalhar mais e ser melhor do que todos os outros desde o início, onde a maioria, naquele momento, está no mesmo nível. 

Atualmente, também existem cursos, até mesmo universitários, na área. Mas eu os questiono. Ao meu ver, não há nada melhor do que colocar a mão na massa desde o início e trabalhar o seu próprio caminho. Dessa forma, você se torna também um melhor integrante do time, já que vai se acostumando a lidar com as pessoas envolvidas e conhece todas as etapas na prática. É uma área em que você se joga e, ou afoga, ou sai nadando!

O que você mais gosta no seu trabalho? E o que menos gosta?

Gosto das mudanças, da movimentação. Gosto de visitar lugares diferentes, de conhecer pessoas diferentes. Gosto de não ter um emprego das nove às cinco, de segunda a sexta-feira, mesmo que isso signifique praticamente não ter folga. 

A parte que não gosto muito é a volta da turnê, quando tudo acabou. É o momento chamado de “Post Tour Blues”, e é algo muito real, principalmente se você não tiver algo já pronto para trabalhar imediatamente em seguida. É uma passagem de extremamente ocupado para nada ocupado. É uma transição difícil, além de você não saber quando virá o seu próximo pagamento.

A propósito, como a crise do covid-19 afetou o seu trabalho? E quais são suas esperanças para o pós-covid?

Meu trabalho foi extremamente impactado. Não há mais shows ao vivo nem turnês no momento. E parece que levará um tempo até que se atinja algum tipo de normalidade. A grande maioria da indústria do entretenimento e da música ao vivo está agora sem trabalho e não sabe quando voltará a ter. E por isso mesmo, é um momento preocupante para muitas pessoas.

Minha esperança é de que, quando voltarmos, teremos um ano maior e melhor do que nunca!

Voltando ao trabalho de tour management, especificamente, quando é a hora de uma banda trazer este tipo de profissional para o seu foco de investimentos?

Isso varia muito. Em um nível de bares e casas de shows pequenas, a função de tour manager e production manager pode ser uma só, e muitas vezes acaba sendo exercida por um engenheiro de som ou produtor. Nesse cenário isso funciona bem pois as coisas são bem mais simples. Ainda há a necessidade de reservar hotéis e viagens, mas com menor complexidade. 

A maioria das bandas, quando começa a crescer, inicia com uma posição conjunta de tour manager e production manager. À medida que a complexidade e o tamanho dos shows vão ficando maiores, esses papéis vão se dividindo.

Que dicas você dá a artistas que não estão prontos para ter esses profissionais no time, mas precisam fazer esse trabalho por conta própria?

Tente se divertir e não gaste mais do que pode. Busque conselhos de qualquer pessoa que você conheça e que saiba sobre os locais para os quais você vai. Peça dicas sobre itens técnicos específicos.

Eu também costumo dizer: seja legal. Seja sempre legal, onde quer que você vá, com qualquer pessoa que encontrar, porque são essas as pessoas que você terá te ajudando. É um mercado pequeno, onde todo mundo se conhece. É essencial que eles tenham boas coisas sobre você para dizer.

Pra finalizar, quais foram os momentos mais memoráveis da sua carreira até agora?

Há muitos momentos memoráveis. A turnê da Adele foi algo realmente muito especial. Tivemos muitos dias sem shows, com ótimas oportunidades para explorar os lugares em que estávamos fazendo turnê, o que geralmente não é possível. 

Um passeio, por exemplo, que fizemos na Nasa, em Houston, foi um destaque para mim e muitos da equipe. Tivemos até Tim Peake, um astronauta britânico de verdade, nos guiando o passeio. Foi algo muito especial. Tirando os dias de passeio, o show da Adele era realmente incrível, como qualquer pessoa que assistiu pode afirmar. Eu ficava no fundo, todas as noites, assistindo a multidão e a produção. Foi um momento que me orgulho muito em ter participado.

Com a Lizzo, eu entrei para a equipe logo que ela começou a estourar, e foi muito fascinante assistir e fazer parte do crescimento dela. Ela trabalha muito, e muito bem! 

Carlos Henrique Vilela

Cofundador, Head de Curadoria do HackTown / Head de Marketing e Inovação na Leucotron / Head de conteúdo do HackTalks

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